Skenování a vytěžování dokumentů

Zrychlete své firemní procesy a komunikaci s klienty a kolegy díky digitalizaci papírových dokumentů.

✔ Sdílejte jakýkoliv dokument (či jeho část) několika kliknutími,

✔ najděte potřebné informace za pár sekund díky fulltextovému vyhledávání,

✔ vytěžená data napojíme na váš systém nebo aplikaci.

Jak to celé proběhne?

Výběr, roztřídění a evidence dokumentů

S ohledem na potřeby vaší organizace vybereme dokumenty, které budeme prioritně digitalizovat a převezeme je z vaší spisovny do zabezpečeného skenovacího centra. Zde je roztřídíme podle typů (smlouvy, faktury, formuláře, personální spisy, zdravotní dokumentaci, právní dokumenty atd.) a skartačních lhůt.

Spisy označíme čárovým kódem a zaevidujeme.

Nově vznikající dokumenty (ve fyzické i elektronické podobě) zpracováváme průběžně v rámci digitální podatelny.

Úprava, skenování a kontrola dokumentů

Školený operátor odstraní ze spisů prázdné strany, upraví roztržené okraje a dokumenty – do velikosti A0 – naskenuje až v rozlišení 600 DPI. Pro převod textů do strojově čitelné podoby a vytěžení indexů využíváme technologii optického rozpoznávání znaků (OCR).

Spisy uložíme ve formátu, který preferujete a manuálně zkontrolujeme, zda digitalizované údaje odpovídají fyzickému originálu.

Dokumentaci vám vrátíme, nebo ji trvale uložíme do naší spisovny (služba archivace dokumentů).

Je možné digitalizovat také dokumenty, které jste u nás uložili v minulosti.

Integrace dat do vašeho systému

Vytěžená data zašifrujeme a uložíme na zabezpečené cloudové úložiště. Kdykoliv s nimi můžete pracovat a sdílet je přes softwarové řešení Iron Mountain nebo vlastní software.

Automatizujeme také nahrávání získaných dat do vašeho účetního, ERP nebo jiného systému. Údaje z nově naskenovaných faktur, objednávek či zaměstnaneckých dotazníků se automaticky „propíší“ do potřebného místa – a vašim pracovníkům odpadnou hodiny manuálního přepisování.