ŘEŠENÍ ÚSCHOVY A SKARTACE

„Co bychom měli uschovávat a jak dlouho to máme uschovávat?“

Organizace shromažďují rostoucí množství papírových dokumentů a elektronických záznamů – způsobují si tím vyšší náklady na úschovu a správu. Často však není jasné, jaké dokumenty by se měly uschovávat, na jak dlouho, a jak je lze bezpečně a zákonně skartovat.

Společnosti musí čelit velkému množství zákonů a předpisů – včetně zákona Sarbanes-Oxley, Zákona o ochraně osobních údajů, Zákona o svobodném přístupu k informacím a mnohých dalších – které definují povinnosti týkající se úschovy dokumentů za účelem zajištění transparentnosti a odpovědnosti. Rostoucí množství soudních a regulačních předpisů znamená, že neadekvátní správa a skartace dokumentů vystavují společnosti rizikům neshody s legislativou a právní odpovědnosti.

Efektivní, ekonomická strategie úschovy a skartace

Společnost Iron Mountain může pomoci vaší organizaci naplánovat a implementovat komplexní a právně spolehlivý skartační rejstřík a spisový plán – a zajistit, aby byl systematicky používán všemi obchodními jednotkami, ve všech místech světa.

Dobře navržený, srozumitelný a konzistentně prosazovaný spisový plán může významně snížit vaše rizika spojená s nedodržováním legislativy tím, že zajistí, aby byly cenné, právně vyžadované dokumenty uschovány po vyžadované časové období a potom byly skartovány bezpečným a dobře zdokumentovaným způsobem.

Snižte své náklady na úschovu dokumentů

Komplexní program vám také pomůže snížit náklady na úschovu informací a manipulaci s nimi – až o 50 procent – vyloučením zbytečné úschovy dokumentů a přenosem neaktivních záznamů do levnějšího úložiště. Kromě toho vám efektivní program pomáhá zjednodušit přístup k vašim zbývajícím dokumentům, protože jich je pro správu a vyhledávání mnohem méně.

Řešení společnosti Iron Mountain se vyplatí

Společnost Iron Mountain má rozsáhlé zkušenosti s poskytováním řešení úschovy a skartace dokumentů:

• Vyvinuli jsme a implementovali skartační rejstříky a spisové plány pro vysoce regulované organizace, včetně mnoha společností z indexu FTSE 100

• Naše doporučení jsou podporována komplexním právním průzkumem, který zajišťuje shodu s příslušnými oborovými předpisy
• Aplikujeme skartační rejstřík a spisový plán dokumentů na velké projekty záložního skenování až do miliónových objemů aby bylo možné dokumenty s prošlou skartační lhůtou řádně skartovat
• Zákazníci dosahují dramatického snížení objemu úschovy – 20 až 50 procent. Ve skutečnosti úspory při úschově dokumentů často zaplatí veškeré náklady vývoje programu správy dokumentů.