JAK TO FUNGUJE

Jak to funguje:Program správy dokumentace v souladu s legislativou

Ve spolupráci se zákazníky na vývoji programu správy dokumentace v souladu s legislativou používá společnost Iron Mountain osvědčenou šestifázovou metodiku.

• Organizace –určení rozsahu programu – obchodní organizace, celá společnost, mezinárodní, atd. – a ustavení organizační role a odpovědnosti na úrovních dozoru, implementace a správy.

• Posouzení – určíme, jaká dokumentace existuje a kde je umístěna; prozkoumáme existující zásady a postupy; určíme rizikové oblasti a ohrožení; analyzujeme zákonné požadavky na uchovávání a přístupové požadavky; vyhodnotíme existující možnosti implementace; a sestavíme plán programu.

• Vývoj – identifikujeme typy dokumentace; inventarizujeme všechna úložiště; vytvoříme soudržný a komplexní systém klasifikace dokumentace; určíme požadavky pro uchovávání dokumentace pro všechny jurisdikce; přiřadíme doby uchovávání na základě zákonných požadavků, zvážených rizik a provozní potřeby; a vyvineme komplexní plán uchovávání dokumentace, který poskytne konzistentní pravidla v rámci celého podniku.

• Implementace – fázovaný přístup, ve kterém nejprve implementujeme komplexní základní program, poté implementujeme nejvhodnější možnosti, v pořadí priorit podle rizika a obchodní hodnoty. Pro každou aplikaci přizpůsobíme zastřešující podnikové zásady a postupy; aplikujeme plány uchovávání na existující dokumentaci; navrhneme a zavedeme školení podle typu posluchačů; a spustíme formální program.

• Správa – pro efektivní správu zabezpečení, přístupu a integrity dat prosazujeme revizi klasifikace a skartace prostřednictvím zpráv a bezpečnostních opatření; zajistíme programy školení, komunikace a certifikace; aktualizujeme plán uchovávání, zásady a postupy; provedeme plán a rozpočet na údržbu programu, prosazování, audit a rozšíření; a zajistíme dozor nad příslušnou obchodní organizací.

Audit –ročně posoudíme všechny klíčové součásti, identifikujeme nedostatky, provedeme srovnávací test vzhledem k ukazatelům pro audit, provedeme lobbing za získání souladu s legislativou, posouzení účinnosti řízení rizika a řízení nákladů u řídícího výboru správy dokumentace a budeme připraveni doporučit zlepšení a rozhodnout o nápravných opatřeních.