|
Řešení správy e-mailu
E-mail je rychlý a snadný – avšak vystavuje společnosti rizikům
E-mail je všudypřítomný a cenově výhodný obchodní nástroj. Společnost IDC odhaduje, že objem obchodních e-mailů dosáhne v roce 2006 1 miliardy gigabajtů.
Z hlediska posouzení rizika představuje cokoliv s takto velkým objemem a hodnotou potenciální zdroj potíží, a e-mail takovým rizikem určitě je. E-mailové zprávy jsou například často prvním terčem vedení sporů. Obsah e-mailu může být nevhodný nebo protiprávní, zvlášť pokud je distribuovaný stranám, u kterých představuje porušení důvěrnosti nebo osobní hrozbu. Předpisy nutí společnosti uschovávat e-maily po dlouhá časová období, tím dramaticky rostou potřeby a náklady na úschovu. E-mail je také často oblíbenou zbraní hackerů, kteří se snaží rozšiřovat viry nebo krást informace a totožnosti.
Společnost Iron Mountain vám může pomoci spravovat e-maily
Správa e-mailu je komplexní funkce, která bere do úvahy všechny aspekty e-mailu: vytvoření, odeslání, zabezpečení, uložení a likvidaci e-mailových zpráv a jejich příloh.
Použitím osvědčených principů a praxe správy elektronických záznamů vám společnost Iron Mountain může pomoci s požadavky, které před vás staví váš e-mail:
- Zavést z právního hlediska spolehlivý program správy e-mailu, který kompaktně pracuje s vaší stávající technologií
- Snížit závazky související s e-mailem tím, že zajistí, aby byla nevyhovující zpráva odhalena před jejím odesláním, a aby byl schválený obsah vhodně chráněný před neoprávněným zachycením
- Kontrolovat náklady na zpřístupnění snížením objemu e-mailů, prostřednictvím dodržování zásad úschovy a skartace – a účinnějším indexováním a vyhledáváním archivovaných e-mailů
- Zlepšit celkovou účinnost správy e-mailu prostřednicvím pomocných služeb, jako jsou archivace e-mailu a záložní systém e-mailu, který lze rychle aktivovat v případě ztráty služby
Osvědčený přístup k minimalizaci rizika, složitosti a výdajů
Společnost Iron Mountain nabízí strukturovanou, osvědčenou metodiku správy e-mailu, která minimalizuje riziko, výdaje a složitosti, kterým společnosti čelí, pokud se pokouší spravovat e-mailovou komunikaci samy:
- Průzkum systému – tento základ pro úspěšnou správu e-mailu zahrnuje důkladnou revizi vašich systémů předávání zpráv a analýzu vašich stávajících praktik a požadavků administrace.
- Posouzení – dalším krokem je formální analýza zjištění průzkumu, která popisuje rizika, příležitosti ke zlepšení a doporučení za účelem snížení ohrožení při vašich stávajících praktikách, zásadách a postupech.
- Implementace – v této fázi s vámi spolupracujeme na určení priorit doporučení a také na vývoji a provedení podrobného plánu implementace, který definuje milníky, časové harmonogramy, náklady, požadavky na personál a školení.
|
