Tiskové zprávy

Zájemců o služby firem specializovaných na úschovu
a ochranu dokumentů a dat přibývá

3. 6. 2007 – Trh se službami v oboru úschovy a zabezpečení důvěrných dokumentů zaznamenává v České republice už po několik let vzestupnou tendenci. Ukazuje se tak, že stále více podniků a institucí oceňuje přednosti outsourcingu před zajišťováním úschovy a ochrany informací vlastními zdroji.

V posledních letech roste počet zájemců o služby externí správy, úschovy a zabezpečení dokumentů v čele s nejvýznamnějšími společnostmi podnikajícími v České republice. Patří mezi ně finanční instituce, výrobci potravin, obchodní řetězce a všichni další, pro které je zodpovědný přístup k citlivým informacím nezbytností. Český trh se stal v tomto oboru natolik perspektivní, že přilákal také nadnárodní společnosti včetně největší firmy v oboru na světě Iron Mountain. Její příchod znamenal pro české podniky možnost začít využívat její obrovský potenciál a rozšířenou nabídku špičkových služeb prověřených dlouhými lety zkušeností v zahraničí. Podle Vlastimila Poláka z české pobočky Iron Mountain klienti především oceňují výrazný pokles nákladů na práce spojené s úschovou a ochranou dokumentů při markantním nárůstu efektivity a spolehlivosti těchto činností. Očekává proto zachování vzestupného trendu i v letošním roce a předpokládá růst objemu skladovaných dat o 20 %. Za tímto trendem stojí především stále větší důraz kladený firmami na ochranu informací, ať už se jedná o jejich know-how, důležité obchodní údaje, osobní údaje jejich klientů nebo například účetní záznamy a jiné dokumenty povinně archivované ze zákona.

Pro každou firmu znamená zneužití nebo nenávratná ztráta citlivých informací velké problémy s nedozírnými finančními důsledky, které mohou v krajním případě způsobit i zánik společnosti. Proto mají obvykle i ty nejmenší firmy zaveden vlastní systém úschovy a ochrany informací. V praxi se ale ukazuje, že archivační zásady v podnicích a institucích často nemají žádnou vazbu s jejich běžným fungováním. Důsledkem pak jsou každodenní ztráty mnoha hodin drahé práce při archivaci nepotřebných dokumentů. Archivy jsou přeplněné, což stěžuje nebo úplně znemožňuje rychlé vyhledávání požadovaných archiválií. Podle odhadů společnosti Iron Mountain je u většiny jejích nových klientů po zavedení odpovídajících archivačních zásad možné zlikvidovat 20 až 40 % zbytečně archivovaných dokumentů. To pochopitelně přináší odpovídající úspory nákladů nejen za práci, ale i za skladovací prostory. V případě, že podniky svěří správu svých dokumentů externímu správci, získají kromě úspor také jistotu, že jejich archivační zásady budou vždy včas v souladu se všemi změnami předpisů a zákonných nařízení.

Jak ukázaly případy v nedávné minulosti, kdy byly u popelnic nalezeny pohozené výpisy z účtů nebo policejní protokoly obsahující osobní údaje, nejsou u řady firem a institucí v pořádku ani opatření na ochranu citlivých údajů a skartační pravidla. Integrální součástí řešení správy dokumentů dodávaných externími firmami jsou také opatření proti únikům citlivých dat a pečlivé skartační služby, znemožňující nejen úniky, ale i hromadění nepotřebných dokumentů.

Aby v případě nenahraditelné ztráty životně důležitých informací při katastrofách, které není nikdo schopen úplně vyloučit, nedošlo k narušení chodu podniků nebo jejich úplnému zániku, je lepší skladovat nepostradatelné údaje nebo jejich zálohy mimo sídla firem. To je při vysokých cenách za nebytové prostory poměrně finančně náročné. Navíc se k těmto účelům nehodí úplně každé místo. V dnešní době už nejsou uschovávány pouze písemnosti, ale také zálohovací pásky s elektronickými daty pro zálohování počítačových systémů, CD, mikrofilmy apod. Tyto nosiče by měly být v zájmu jejich dlouhé trvanlivosti uloženy v konstantním klimatizovaném prostředí s vyloučením všech škodlivých vlivů. Proto stále více společností využívá možnost skladovat své dokumenty u externích firem, které disponují moderními skladovacími centry. Ta na rozdíl od celé řady firemních archivů splňují nejnáročnější kritéria protipožární ochrany, bezpečnosti a strukturální integrity. Podle Vlastimila Poláka z Iron Mountain získá klient tímto krokem kromě ostrahy a záruky optimálních podmínek úschovy pro jakýkoliv druh dokumentu až třetinovou úsporu za skladovací náklady. Samozřejmostí je, že dopravu dokumentů od klienta do skladovacích center obstarává proškolený a spolehlivý personál externího správce ve vozech uzpůsobených pro tyto účely. V případě katastrofy je pak možné důležité dokumenty nebo záložní data dopravit ve velmi krátkém čase do jakékoliv náhradní lokality, kde bude probíhat další činnost klienta nebo odkud bude obnovován počítačový systém apod.

Skutečnost, že dokumenty se nenachází v sídle firmy, nesmí znamenat, že ta o nich nemá přehled. Standardem v oboru je nabízet zákazníkům ke službám úschovy také online přístup do evidenční databáze. Ta zaručuje oprávněným uživatelům plnou vyhledatelnost a kontrolu jejich dokumentů, včetně možnosti zjistit, kdo z jejich zaměstnanců s dokumenty pracoval nebo si je vypůjčil apod.

V rámci poradenství, které je neodmyslitelnou součástí moderních služeb na poli ochrany a úschovy dat, mají zákazníci špičkových externích správců dokumentů možnost vyzkoušet si svou připravenost na havárii nebo katastrofu při ztrátě dat „nanečisto“. Během tohoto testu provedou pracovníci externí firmy ve spolupráci se zaměstnanci klienta „naostro“ všechny úkony při obnově archivů nebo počítačových systémů včetně dopravy záložních dat do náhradní lokality. Vyhodnocení klíčových aspektů tohoto procesu pomáhá identifikovat nedostatky a slabiny, kterými je potřeba se zabývat a zkrátit tak výpadek v činnosti firem při skutečné katastrofě na minimální nutnou míru a maximálně tak omezit i negativní dopady ztráty dat.

Většina firem poskytujících služby v oboru úschovy a ochrany dokumentů neposkytuje přesná čísla o svých hospodářských výsledcích. Výjimkou je nadnárodní Iron Mountain, která dosáhla v loňském roce v ČR obrat 128 mil. Kč, zaměstnává 100 zaměstnanců a v současnosti má uloženo přes 300 běžných metrů dokumentů.