Tiskové zprávy

Nové požadavky na archivaci důležitých záznamů
podle směrnice MiFID

V listopadu letošního roku by ve všech členských zemích Evropské unie měla společně s prováděcími úpravami vstoupit v platnost rámcová směrnice č. 2004/39/ES ze dne 21. dubna 2004 o trzích finančních instrumentů, zkráceně MiFID. Tato norma upravuje zejména podmínky podnikání na kapitálovém trhu a kromě celé řady jiných změn s sebou přinese také nové požadavky na archivační povinnosti obchodníků s cennými papíry, na něž se v tomto článku zaměříme.

Proč zavádět novou směrnici
Nová směrnice o trzích finančních instrumentů vznikla kvůli rostoucímu množství finančních a investičních služeb poskytovaných zákazníkům. Jejím cílem je harmonizovat ochranu investorů a umožnit přeshraniční služby po celé Evropské unii při zajištění větší transparentnosti cen finančních nástrojů. MiFID nahrazuje směrnici č. 93/22/EHS o investičních službách (ISD). Oproti původní úpravě přichází s novým pojetím finančních nástrojů a investičních služeb, nově upravuje kategorizaci zákazníků a rozsáhle řeší pravidla nejlepšího provedení pokynů zákazníka. Dále vymezuje alternativní tržní platformy a rozšiřuje opatření k transparentnosti trhu.

MiFID a česká legislativa
Česká republika je jako členská země Evropské unie povinna do svého právního řádu transponovat směrnici MiFID a její provádějící směrnici č. 2006/73/EC ze dne 10. srpna 2006. Další prováděcí předpis, kterým je nařízení Evropské komise č. 2006/1287/EC ze dne 10. srpna 2006, je pro ČR přímo závazný a předmětem transpozice není. Státním orgánem, jenž má převzetí evropských norem do české legislativy na starosti, je ministerstvo financí. V současnosti vrcholí přípravy paragrafovaného znění návrhu zákona transponujícího MiFID do našeho právního řádu, tak aby tato norma mohla platit od listopadu letošního roku. Návrh jejího paragrafovaného znění bude sice na internetových stránkách ministerstva financí publikován až za několik týdnů, ale dobrý obrázek o obsahu nastávajících změn poskytují už nyní konzultační materiály MF publikované v prosinci 2006.

Dopady MiFID
Působnost nové směrnice se nebude týkat pouze investičních společností a regulovaných trhů, ale v zásadě do její působnosti mohou spadat i retailové banky a jiní poskytovatelé finančních služeb, pokud poskytují jednu nebo více specifických investičních služeb nebo činností regulovaných směrnicí. Vstup směrnice MiFID a prováděcích předpisů v platnost s sebou přinese celou řadu taktických i provozních změn týkajících se rozsahu regulovaných služeb, způsobu obchodování a cenové transparentnosti realizovaných obchodů. Jedním z dopadů směrnice MiFID na firmy podléhající regulaci budou nové požadavky týkající se organizace obchodní činnosti v souvislosti se snahou o větší kontrolu a evidenci obchodů. Právě sem spadají i některé změny v pravidlech archivace a uchovávání dat, které jsou hlavním tématem tohoto článku.

Nová pravidla archivace a uchovávání dat
Změny v pravidlech archivace a uchovávání dat se dotknou jak obecných záležitostí, jako je předepsaná délka a způsob uchovávání dat, tak vedení záznamů o investičních službách a obchodech (Record – keeping).

Obecná pravidla archivace a uchovávání dat upravují články 13 a 25 směrnice MiFID spolu s článkem 51 prováděcí směrnice č. 2006/73/EC. Podle nich bude obchodník s cennými papíry povinen uchovávat záznamy o poskytnutých investičních službách a obchodech po dobu nejméně pěti let. Podle současné právní úpravy platí povinnost uchovávat tyto záznamy po dobu deseti let od konce kalendářního roku, ve kterém byla služba poskytnuta, takže na první pohled se nová norma jeví jako měkčí než ta dosavadní. Jedná-li se však o záznamy vzájemných práv a povinností vyplývajících ze smlouvy mezi obchodníkem s cennými papíry a zákazníkem, anebo o záznamy podmínek poskytování investiční služby zákazníkovi (smlouvy a jejich dodatky, obchodní podmínky apod.), musí být uchovávány po celou dobu trvání smluvního vztahu. Tzn. že v praxi může tato lhůta výrazně přesáhnout 10 let. Členským státům je navíc umožněno, aby za výjimečných okolností vyžadovaly uchovávání všech nebo jen některých výše uvedených dat i po dobu delší, je-li její délka odůvodněna povahou finančního nástroje nebo obchodu a je-li to nezbytné pro výkon dohledu. Podle našich informací však v tomto případě ČR výjimku notifikovat nebude. Povinnosti uchovávat data po zbytek pětileté lhůty nebudou zbaveni ani obchodníci s cennými papíry, kteří v jejím průběhu ukončí činnost nebo jim bude odejmuto povolení k činnosti.

Data budou muset být uchovávána na nosičích, které umožní orgánům dohledu snadný přístup k údajům potřebným pro rekonstrukci (reconstitute) všech hlavních fází průběhu každého obchodu. Všechny opravy nebo doplnění budou muset být snadno zjistitelné, stejně jako původní podoba dat před opravami nebo změnami. Jakákoliv jiná manipulace s daty nebo jejich pozměňování jiným než transparentním způsobem podle nových pravidel musí být znemožněna.

Způsob vedení záznamů o investičních službách a obchodech (Deník obchodníka s cennými papíry) upravují články 13 a 25 směrnice MiFID spolu s články 7 a 8 prováděcího nařízení č. 2006/1287/EC. Podle nich je obchodník s cennými papíry povinen zajistit vedení záznamů o všech poskytnutých investičních službách a provedených obchodech, které umožní příslušnému orgánu dohledu sledovat dodržování právních předpisů, zejména těch týkajících se plnění povinností vůči zákazníkům. Jedná se zejména o záznamy o pokynech zákazníka a záznamy o obchodech.

Vedení záznamů o pokynech zákazníků
Obchodník s cennými papíry bude v souvislosti s každým pokynem zákazníka (tím se rozumí i rozhodnutí obchodníka s cennými papíry svým charakterem odpovídající pokynu – jedná se především o rozhodnutí o provedení obchodu na vlastní účet nebo o tzv. decision to deal v rámci obhospodařování portfolia) bez zbytečného odkladu pořídit záznam následujících údajů:

jméno nebo jiné označení zákazníka
jméno nebo jiné označení zákazníkova zmocněnce
směr pokynu
identifikace finančního nástroje
údaj o jednotkové ceně
měna
údaj o množství
informace o jednotkách množství
informace o typu pokynu (obchod, buy-sell operace, repo operace, půjčka ad.)
informace o druhu pokynu (limitní pokyn, pokyn za tržní cenu nebo jiný specifický druh pokynu)
další podrobnosti, podmínky a zvláštní instrukce zákazníka ohledně přesného způsobu provedení pokynu
datum a čas přijetí pokynu obchodníkem s cennými papíry

Vedení záznamů o obchodech
Po provedení pokynu, respektive v případě obchodníka s cennými papíry předávajícího pokyny další osobě, po obdržení potvrzení o jeho provedení, bude podle nové normy obchodník povinen pořídit záznam následujících údajů:

jméno nebo jiné označení zákazníka
datum a čas provedení obchodu
směr obchodu
identifikace finančního nástroje
údaj o jednotkové ceně
měna
údaj o množství
informace o jednotkách množství
údaj o celkové ceně
identifikace protistrany
identifikace převodního místa (venue identification)
informace o typu obchodu
údaj o fyzické osobě, která obchod provedla nebo je za jeho provedení zodpovědná

Obecně lze konstatovat, že dosud platná právní úprava deníku obchodníka s cennými papíry je oproti nově zaváděným předpisům přísnější, protože vyžaduje zaznamenávání podstatně většího množství údajů. Další zjednodušení spočívá v tom, že na rozdíl od dosavadní právní úpravy se vymezení povinných údajů už nebude lišit podle toho, o jaký druh finančního nástroje se jedná.

Také obchodníkům s cennými papíry, kteří předávají pokyn další osobě, ubudou některé dosud povinně zaznamenávané údaje. Podle nových předpisů budou muset uchovávat následující položky:

jméno nebo jiné označení zákazníka
jméno nebo jiné označení osoby, které byl pokyn předán
obsah předávaného pokynu
datum a čas předání

Nové nároky na správu a řízení záznamů
Přestože podle nově zaváděných předpisů odpadne obchodníkům s cennými papíry povinnost uchovávat záznamy o některých údajích, neznamená to, že pro ně není na místě prověřit jejich zásady správy a řízení záznamů a přizpůsobit je novým požadavkům. Směrnice MiFID vyžaduje v zájmu sledování dodržování právních předpisů, aby osoby odpovědné za správu záznamů ve finančních institucích upravily indexační a vyhledávací procesy tak, aby orgány dohledu měly přístup k důležitým informacím uloženým v archivech organizací. V praxi se však ukazuje, že řada firem a organizací skladuje dokumenty bez jakékoliv kategorizace a třídění podle důležitosti jednotlivých dokumentů. V některých archivech tak leží důležité dokumenty promíchány se záplavou nepodstatných archiválií, které by bylo možné bez jakékoliv újmy skartovat. Tento přístup k archivaci dokumentů výrazně protahuje lhůty jejich vyhledání pro potřeby auditorů nebo orgánů státního dohledu a v některých případech může zákonné prověrky úplně znemožnit. Takové společnosti pochopitelně čeká uložení citelných sankcí ze strany dozorových orgánů.

Skladování zbytečných dokumentů nepřináší komplikace jenom auditorům a orgánům státního dohledu. Pro samotné firmy a organizace se jedná o velmi náročné břemeno v podobě zbytečných nákladů na drahé skladovací prostory a hodiny práce archivářů navíc. O možné míře úspor si můžeme udělat obrázek ze zkušeností firmy Iron Mountain, největší společnosti v oboru poskytování služeb správy a ochrany dokumentů na světě. Podle ní lze u jejích nových klientů pomocí vypracování a zavedení archivačních zásad, které plně odpovídají požadavkům směrnice MiFID a dalších předpisů, bez obav zlikvidovat 20 až 40 % dokumentů. Pročištění archivu tak firmám nejen pomůže snadněji plnit požadavky orgánů státního dohledu, ale zarazí také zbytečné plýtvání, kterým skladování již nepotřebných údajů bezesporu je.

Centralizovaný systém správy a úschovy dokumentů pro ČSOB
V roce 2005 zahájila ČSOB ve spolupráci s Iron Mountain, celosvětově vedoucí firmou v oboru poskytování služeb úschovy a ochrany dokumentů, projekt na vytvoření centralizovaného systému pro správu dokumentů. Dosavadní praxe, kdy si ČSOB zajišťovala služby spojené s archivací dokumentů pomocí vlastních zdrojů ve více jak 40 spisovnách rozmístěných po celé České republice, se ukázala jako nevyhovující. V zájmu zvýšení efektivity a komfortu práce zaměstnanců, snížení nákladů na úschovu dokumentů a získání větší nezávislosti na nemovitém majetku se ČSOB rozhodla přenést tyto činnosti na externího dodavatele.

V současnosti už celý projekt běží v rutinním provozu k plné spokojenosti zákazníka. Ten získal centralizovaný systém, který při nižších nákladech na úschovu dokumentů zaručuje snadný a rychlý přístup k nim pro všechna obchodní místa banky bez jakýchkoliv regionálních odlišností nebo modifikací. Navíc už se ČSOB nemusí zabývat činností, kterou je sice ze zákona i z provozních důvodů povinna provozovat, ale s hlavním předmětem jejího podnikání souvisí jen nepřímo. Při využití outsourcingu v oblasti úschovy dokumentů se tak ČSOB může plně soustředit na poskytování bankovních služeb. Vyprázdnění spisoven přineslo ČSOB možnost pružněji rozhodovat o využívání pronajatých nemovitostí, například o zvětšování či naopak zmenšování kapacity svých poboček. Navíc ve společnosti Iron Mountain získala ČSOB mimořádně zkušeného partnera kladoucího vysoký důraz na inovace a kvalitu, jehož služby stanovují v oboru úschovy a ochrany dokumentů standardy.

Vítěz výběrového řízení Iron Mountain vytvořil pro ČSOB strukturu v rámci evidenčního databázového systému plně korespondující s jejím skartačním rejstříkem. Po evidenci a přebalení do nových uschovacích obalů byly dokumenty dopraveny do skladovacího centra firmy Iron Mountain, které splňuje nejnáročnější bezpečnostní standardy a nabízí ideální podmínky pro úschovu dokumentů. Oprávnění zaměstnanci ČSOB mají o uložených dokumentech neustálý přehled prostřednictvím on-line přístupu do databázového systému pro správu uložených dokumentů. Jejím prostřednictvím mohou vyhledávat své dokumenty a objednávat jejich doručení v různých formách a lhůtách. Systém také poskytuje dokonalý přehled o tom, kdo s dokumenty pracoval nebo si je vypůjčil apod. Samozřejmou součástí outsourcingových služeb firmy Iron Mountain bylo proškolení zaměstnanců ČSOB v souvislosti s novými principy úschovy dokumentů a nutností obsluhovat databázový systém. Celý přesun obnášející cca 75 000 bm dokumentů se podařilo realizovat v průběhu 9 ti měsíců, což lze považovat za velký úspěch podmíněný především profesionalitou a více jak padesátiletými zkušenostmi společnosti Iron Mountain.