Archivace dokumentů

Máte ve firmě dokumenty, které potřebujete uchovávat delší dobu, a schází vám na ně místo? Je pro vás důležité mít dokumenty zabezpečené proti poškození i odcizení?

Zena vyhledava ve spisovne dle caroveho kodu

Archivace dokumentů

Máte ve firmě dokumenty, které potřebujete uchovávat delší dobu, a schází vám na ně místo? Je pro vás důležité mít dokumenty zabezpečené proti poškození i odcizení?

  1. Úvod
  2. Archivace dokumentů

Uložte své firemní dokumenty v zabezpečené externí spisovně a snižte náklady na archivaci o desítky procent ročně.

    Potřebné spisy vyhledáte několika kliknutími v naší webové aplikaci,
    dokumenty vám doručíme ve fyzické i digitální podobě už do 4 hodin,
    ohlídáme za vás uložení a skartaci spisů podle platné legislativy.
Clean up in your documents to reduce costs

Ukliďte si v dokumentech a ušetřete

Přečtěte si naši modelovou studii a zjistěte kolik můžete díky externí archivaci ušetřit

JAK TO CELÉ PROBĚHNE?

Klasifikace dokumentů

Projdeme spolu váš firemní archív, zkontrolujeme stav dokumentů a roztřídíme je podle skartační lhůty a vašeho klasifikačního systému – nebo vám pomůžeme s návrhem nového.

Roztříděnou dokumentaci označíme čárovými kódy, zaevidujeme ji a uložíme do archivačních boxů.

Offsite records storage

Převzetí a uložení spisů

Dokumenty v boxech převezmeme oproti předávacímu protokolu a dopravíme do spisovny s nepřetržitým dohledem a protipožárním systémem.

K vašim spisům má přístup omezený počet proškolených pracovníků. Každý krok přepravy, uskladnění a manipulace s dokumenty evidujeme v aplikaci Iron Mountain Connect. Spisy v digitální podobě ukládáme na zabezpečený cloud.

Nové dokumenty (ve fyzické i elektronické podobě) přijímáme v rámci digitální podatelny.

Offsite records management

Rychlé doručení dokumentů

Potřebujete určitý dokument? Stačí si jej několika kliknutími objednat v aplikaci Iron Mountain Connect, kterou vás naučíme používat.

Naši pracovníci spis naskenují a pošlou přes aplikaci či e-mailem. Dokumenty vám můžeme doručit i přímo do kanceláře. Standardní dodací lhůta spisů je 24 hodin, resp. 4 hodiny při expresním dodání.

Nepřetržitá technická podpora je samozřejmostí. Nabízíme také digitalizaci celého archívu či vybraných celků.

Offsite records storage

6 DŮVODŮ, PROČ ARCHIVOVAT U IRON MOUTNAIN

Blue icon of books and library binders

Externí archivace = obrovské úspory

Outsourcingem archivu ušetříte za jeho správu až desítky procent – přečtěte si naši modelovou studii.
Document inspection icon

Každý dokument má své místo

Díky přehledné evidenci přesně víte, kde najít loňské smlouvy nebo mzdové listy z počátku tisíciletí. „Založené“ dokumenty vás už trápit nebudou.
A blue icon of an award with a ribbon on it

Legislativu známe do detailu

Spisy archivujeme na dobu určenou zákonem. Poté – s vaším souhlasem – přistupujeme k jejich skartaci dle standardů Národního bezpečnostního úřadu.
Blue icon of a padlock

Neprůstřelná bezpečnost

Vaše dokumenty uložíme ve spisovnách s protipožární ochranou, nepřetržitou bezpečností službou a monitoringem přístupu.
Blue icon of an underground data storage facility

Více než 70 let zkušeností

Na českém trhu jsme od roku 1996, v jiných zemích ale máme více než 70letou tradici. O vaše dokumenty budeme pečovat desítky let.
Blue icon of a globe

Pobočky v 60 zemích

Naše služby využijete i v zahraničí – najdete nás v Evropě, Severní a Jižní Americe, v Africe, Asii i v Austrálii.

POTŘEBUJE VAŠE KANCELÁŘ DIGITÁLNÍ TRANSFORMACI?

Document scanning and digital storage

POTŘEBUJE VAŠE KANCELÁŘ DIGITÁLNÍ TRANSFORMACI?